妥善运用Ｍail，工作效率更提升～

在网际网路世纪，沟通通常是使用电子邮件，电子邮件虽然非常实用和强大，但常让原本乐观、快乐的人引发严重恐惧。以下是我们为减轻这种惶惶不安感而奉行的原则：

有些人总是快速回覆电子邮件，有些人则否，请努力快速回覆。我们认识的最优秀人士（同时也是最忙碌的人士）大多会快速处理他们的电子邮件，而且不是只针对我们或少数寄件者，他们对所有电子邮件都是快速回应。快速回覆可树立一个积极正面的沟通反馈回路，你的团队和同事将更可能邀请你参与重要讨论和决策。

而且，快速回覆每一个人的电子邮件，有助于强化你试图建立的扁平式英才文化。电子邮件回覆通常简明扼要即可，有时相当短，我们特别喜爱的一个简短回覆是：「了解」（got it）。当你对自己的快速回覆能力有信心时，你也能让大家清楚知道你的无作答回覆是什么，我们的无作答回覆通常是：「了解，继续进行」（got it and proceed），这个回覆胜过多数人的无作答回覆：「我忙死了，不知道何时或是能不能抽出时间处理你的信，所以如果你需要我的反馈意见，你得再等久一点，况且，我不喜欢你。」

如果你是在陈述一个问题，必须清楚说明，想做好这个工夫，投入的时间需要比较多，不能省。你必须打草稿，然后仔细琢磨，删除不必要的文字。已故小说家艾莫尔．李奥纳（ElmoreLeonard）被问到他成为成功作家的秘诀时，回答：「我省去人们会略过不读的部分。」多数电子邮件充满可以略过不读的内容。

每一次为了决定接下来要回覆哪一封电子邮件，你花多少时间检视收件匣？你花多少时间开启和阅读已经读过的电子邮件？任何花在思考接下来该回覆收件匣中哪几封信的时间都是浪费；同样地，任何花在重新阅读你已阅读过（但没有采取行动）的信件也都是浪费时间。

在开启一个新讯息时，你有几种选择：阅读到已经可以理解，不必再读一遍；阅读，并立刻采取行动；阅读，留待以后才采取行动；留待稍后才阅读（值得阅读，但不急，而且内容太长，无法或不适合在当下阅读）。立刻在这四个选项中做出选择，尽量选择前二项，记住「只保留一次」原则；当你读信时知道需要做什么，你应该立刻就做。

否则，你注定要重读这封信，那是百分之百的浪费时间。如果能把这点做好，你的收件匣就会变成只剩下待办的复杂事项清单，包括需要更深入思考的事项（把这些电子邮件贴上「采取行动」标签，或是在Gmail系统中标示星号），以及少数可以稍后才处理的「待阅读」邮件。为确保不致把大批电子邮件直接从你的收件匣转入「采取行动」匣里，你必须天天清除工作事项，这是一项良好的下班前活动，目标是天天清空，但只要留下的事项少于5 件就算合理。

否则，你之后会浪费时间在搞清楚这么一长串的事项当中，到底该先检视和处理哪些事。

4. 以「后进先出」（Last In First Out）处理电子邮件。有时候，较旧的事项已经有人处理了。

当你收到的电子邮件中内含有用的资讯时，请思考这个资讯是否对其他人也有用。每天结束时，脑海中思考一遍你收到的电子邮件，想想：「有哪些信件和资讯是我应该转寄而尚未转寄的？」

答案通常是因为想隐瞒什么，这在透明化的文化中会有不良的效果，而且会暗藏无赖，对透明化文化有害。如果你是为了隐瞒什么而使用这个功能，请修正，要不就是公开传送副本，要不就是不要传送副本。

建议你， 只有当你想把电子邮件执行绪（thread）中的某人移除时才使用密件副本功能：当你使用「全部回覆」（reply all）功能来回覆一长串电子邮件地址时，把已经和这个执行绪不再有关的人移到密件副本中，并且在文本中注明你做了这件事，收件者得知他们的收件匣以后将减少一个不相关的信件，他们会觉得更轻松。

7. 别在电子邮件中喊叫，如果你需要喊叫，当面做这件事。如今，电子通讯的便利性使人们太容易太随便地喊叫。

8. 让要求事项很容易后续追踪。 当你发送一封电子邮件询问或要求某个人执行一项你想后续追踪的行动事项时，记得传送一个副本给自己，并标示「后续

追踪」，便利你发现并后续追踪尚未完成的事项，稍后，你只需要发送原邮件加上一句新引言：「这件事完成了吗？」。

9. 帮助自己在未来回顾搜寻。 如果你看到某个资讯，认为自己将来可能会想回顾这个资讯，你可以把它转寄给自己，加上几个关键字描述内容。问问自己：我将来会如何搜寻这个资讯？

日后想搜寻这个资讯时，大概就会使用相同的搜寻关键字。这做法不仅适用于电子邮件，也适用于重要文件。罗森柏格把家人的护照、驾驶执照和健保卡扫描下来，用电子邮件传送给自己，加上描述性关键字。万一有一天在旅行途中有任何文件遗失，可以很轻易地从任何浏览器中取出影本。